O Protheus é um sistema ERP desenvolvido pela empresa brasileira TOTVS. Ele é amplamente utilizado para gerenciar diversos processos empresariais, incluindo o controle de estoque. Aqui está um guia passo a passo simplificado para realizar um inventário de estoque no ERP Protheus:
Passo 1
Antes de tudo é necessário realizar uma preparação física e sistêmica para o inventário que segue. Entre os principais passos que devem ser planejados, destaco:
- Quem será a equipe do inventário? Quantas pessoas? Quem fará o quê?
- Qual será o horário planejado do inventário?
- Serão necessários turnos ou horas extras?
- Todos os operadores envolvidos no inventário têm o material necessário para realizar a tarefa? Exemplo de material:
- Coletor de dados (se for usar o inventário com o VETI ACD ou outro APP).
- Acessórios necessários como baterias sobressalentes.
- Prancheta para apoiar as listagens a serem preenchidas.
- Caneta.
- Etiquetas coloridas para identificar os materiais já inventariados.
- Impressoras para emissão de novas etiquetas de produto com pesagem atualizada.
- Programação de parada da fábrica ou do setor específico onde será realizado o inventário.
Passo 2
Agora que temos o planejamento realizado, podemos seguir para os procedimentos técnicos.
É necessário que todos os empenhos e reservas sejam zerados para o armazém onde será realizado o inventário. Esse procedimento é essencial, e a falha em executá-lo vai gerar erros no momento do processamento do inventário, sendo impossível ao ERP Protheus realizar o ajuste dos itens onde houver reservas ou empenhos.
Passo 3
Abra o Protheus no módulo de estoque e gere um relatório da Lista de Produtos a inventariar:
Estoque > Relatórios > Inventário > Lista de Produtos
Com a listagem impressa, separe-a conforme o planejamento de “quem-faz-o-quê” e entregue-a ao responsável pelo estoque e oriente-o a realizar a distribuição da lista para quem vai realizar a contagem dos produtos.
Passo 4
Após a contagem do estoque, acesse a rotina de inventário e insira todos os saldos inventariados dos produtos no ERP Protheus. É possível também importar um arquivo no formato .TXT para a tabela de inventário (SB7) utilizando a rotina Fast Startup. A rotina de digitação do inventário pode ser acessada em:
Estoque > Movimentações > Internas > Inventário
Dica da VETI: Você pode automatizar completamente o procedimento de contagem de inventário e lançamento dos dados no Protheus usando o APP VETI ACD. Além disso, o aplicativo oferece opções de personalização para atender às demandas específicas do processo da sua empresa.
Passo 5
Agora que toda a contagem está registrada no sistema, gere o relatório de conferência para analisar possíveis divergências entre os saldos inventariados e os saldos físicos que estão dentro do ERP Protheus:
Estoque > Relatórios > Inventário > Conferência
Passo 6
Após revisar todo o relatório de divergências, normalmente é necessário realizar a recontagem de alguns itens que apresentaram divergências mais preocupantes, sejam por diferença de quantidade, quanto por diferença de valor (devido ao alto custo de alguns itens). Para isso volte ao passo 3, e redigite as novas quantidades recontadas dos itens escolhidos.
Após ficar satisfeito com o resultado do inventário, realize o processamento do inventário para efetuar os ajustes nas quantidades em estoque nas tabelas do ERP Protheus:
Estoque > Miscelânea > Processamentos > Inventário
O campo “Documento” refere-se ao número do documento fornecido durante o inventário. Obs.: O inventário não ajusta o custo médio, apenas as quantidades dos produtos.
Lembrando que os passos podem variar um pouco dependendo da versão específica do Protheus e das customizações realizadas pela empresa. Caso haja dúvidas ou procedimentos específicos na sua organização, entre em contato com a equipe da VETI.
Passo 7
Pronto. Após o processamento do inventário, a fábrica ou o setor bloqueado para realização do procedimento pode voltar a executar suas atividades normalmente.
Algumas empresas decidem por realizar um Fechamento de Estoque após terminar um inventário bem-sucedido. Este procedimento é fascinante para aprimorar o desempenho das rotinas de estoque, garantindo um registro preciso das quantidades inventariadas na data atual.
Dicas para um Inventário Preciso
Realizar um inventário eficiente demanda planejamento prévio. Antecipe o processo, escolhendo períodos de menor movimento para minimizar os efeitos das interrupções nas operações. Organize o espaço de armazenamento de maneira lógica e clara, facilitando a contagem. Treine a equipe e introduza tecnologias, como leitores de código de barras e aplicativos como o VETI ACD que auxiliam no dia a dia do estoque, para agilizar e minimizar erros.
Considere dividir o inventário em ciclos menores
Registre as quantidades com precisão, utilizando formulários padronizados. Considere dividir o inventário em ciclos menores e implemente verificações cruzadas independentes para reduzir possíveis equívocos. Controle o acesso ao sistema de inventário, permitindo apenas pessoal autorizado.
Mantenha o sistema ERP atualizado com as informações do inventário, e realize verificações pós-inventário para corrigir discrepâncias antes de finalizar o processo. Documente detalhadamente o procedimento para referências futuras e analise o inventário para identificar melhorias.
Ao seguir essas dicas, a precisão do inventário será aprimorada, minimizando erros e assegurando que os registros de estoque estejam alinhados com a realidade da empresa.
Atenciosamente,
Equipe VETI Tecnologia